Subsidievraag? Bel  085 303 17 23 

Toelichting WBSO-administratie: technisch dossier en urenadministratie

De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) is een zeer populaire subsidieregeling binnen het MKB en het grootbedrijf. Ondernemers die gebruikmaken van de WBSO zijn verplicht om een WBSO-administratie bij te houden. Aan de hand van de WBSO-administratie moet eenvoudig zijn op te maken wat de status van het project is, welke ontwikkelingen hebben plaatsgevonden en hoeveel tijd er door de medewerkers zijn besteed aan het WBSO-project. Wanneer meerdere medewerkers tegelijk werken aan meerderen WBSO-projecten, dan heeft dit vanzelfsprekend ook gevolgen voor de omvang en van de WBSO-administratie.

De WBSO-administratie bestaat uit twee onderdelen, welke wij hieronder nader hebben toegelicht, te weten: een projectadministratie (ook wel technisch dossier genoemd) en een S&O-urenadministratie.

De projectadministratie (technisch dossier)

De administratie die inzicht geeft in de aard, inhoud en voortgang van uw S&O wordt ook wel als projectadministratie aangeduid. U mag bij het bijhouden van de projectadministratie zoveel mogelijk aansluiten bij de gebruikelijke gang van zaken binnen uw onderneming. De administratie kan bestaan uit verschillende (digitale) documenten die gedurende het S&O-traject worden opgesteld zoals vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, testresultaten, meetverslagen, berekeningen et cetera.

Vraagt u WBSO aan voor een programmatuurproject? Dan kunt u denken aan versiebeheersystemen (zoals SVN en Github) en issuetracking-systemen (zoals Jira). Voorzie documenten van een datum en de naam van de opsteller. Bundelt u deze per project in een map, met korte, duidelijke en samenvattende rapporten. Het is van belang dat u per project de documentatie chronologisch archiveert en dat duidelijk uit de stukken blijkt wat uw technische inbreng in elk project is geweest. Gooi niet te snel stukken weg. Ook stukken die u niet meer gebruikt in een vervolgtraject kunnen bij een controle van belang zijn omdat dit inzicht geeft in de werkzaamheden waarvoor S&O-uren zijn geschreven. De projectadministratie moet binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal zijn bijgewerkt.

De S&O-urenadministratie

In de S&O-administratie ligt ook vast op welke dagen welke medewerker S&O heeft verricht, om hoeveel uur het per dag gaat en aan welk project hij/zij heeft gewerkt. Dit is de administratie omtrent omvang van het verrichte S&O en wordt ook wel de urenadministratie genoemd. Zorg ervoor dat de S&O-administratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie en dat u steeds binnen tien werkdagen de administratie van uren heeft bijgewerkt. Met die termijn wordt enerzijds rekening gehouden met praktische problemen die er kunnen zijn bij het van dag tot dag moeten bijhouden van de uren administratie. Anderzijds is de termijn zodanig kort dat aannemelijk is dat deze frequent wordt bijgehouden en er voldoende zicht blijft op de gerealiseerde S&O-uren.

Een urenadministratie kan op papier dan wel digitaal worden bijgehouden. Een sluitende urenadministratie, dat wil zeggen dat per dag alle gewerkte uren inclusief de niet-S&O-uren worden verantwoord is voor de WBSO niet vereist.

Download via deze link de model urenstaat die voldoet aan de eisen van RVO.

Indien van toepassing: administratie van kosten en uitgaven

Als u een S&O-verklaring op basis van kosten en uitgaven heeft ontvangen, dan moet u per project tevens een administratie bijhouden die inzicht geeft in de kosten en uitgaven en daaraan verbonden betalingen. Tevens moet hieruit blijken dat de kosten en uitgaven (uitsluitend) dienstbaar en direct toerekenbaar zijn aan het goedgekeurde en verrichte S&O-werk en deze kosten en uitgaven ook aangevraagd
zijn. De wijze waarop u de administratie per project bijhoudt mag zoveel mogelijk aansluiten bij wat gangbaar is binnen uw onderneming.
Deze administratie kan bestaan uit verschillende documenten zoals offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en betaalbewijzen.

Doorgaans adviseren wij onze klanten om gebruik te maken van de forfaitaire berekeningsmethode voor de berekening van de kosten en uitgaven van materialen en apparatuur. In dat geval wordt er een opslag van € 10,- per S&O-uur gehanteerd (bovenop het S&O-uurloon) en hoeft er geen administratie bijgehouden te worden voor de kosten en uitgaven. De overige administratieve verplichtingen t.a.v. de projectadministratie en urenadministratie blijven wel bestaan.

* De teksten op deze website zijn grotendeels afkomstig uit de WBSO handleiding van RVO.

Subsidiebureau Nederland stelt uw WBSO-aanvraag op en verleent administratieve ondersteuning

De meeste ondernemers hebben onvoldoende tijd om zich bezig te houden met subsidies, zoals de WBSO en andere innovatieregelingen. Afgezien van de tijdbesparing neemt ook de kans op een subsidietoekenning toe wanneer u deze werkzaamheden uitbesteedt aan een specialist. Tevens voorkomt u problemen achteraf dankzij de administratieve ondersteuning van Subsidiebureau Nederland.

 

Neem contact op

Direct regelen

Aanmelden voor de nieuwsbriefVul de gratis SubsidieScan in
Gratis SubsidieScan

Aan de hand van onze gratis SubsidieScan kunnen wij een inschatting maken van de subsidiekansen voor uw organisatie. Vul de gegevens zo volledig mogelijk in en wij nemen binnen twee werkdagen contact met u op.









Aanvullende informatie, zoals een businessplan of een projectplan, kunt u als bijlage meesturen.
Maximaal 7mb


Sluiten