WBSO handleiding: WBSO aanvragen in 2025
De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) is een fiscale stimuleringsregeling die ondernemers helpt bij het verlagen van de kosten voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O), ook bekend als Research & Development (R&D). Met deze regeling wordt innovatie bevorderd door middel van een tegemoetkoming van de kosten. De WBSO kan het hele jaar aangevraagd worden en het budget voor 2025 bedraagt € 1.582 miljoen.
WBSO 2025 aanvragen
In 2025 bedraagt de WBSO-aftrek voor ondernemingen 32% (40% voor starters) van de eerste € 350.000 aan S&O-loonkosten. Voor resterende S&O-loonkosten geldt 16%. In de eerste twee jaar wordt een standaard-uurloon van €29 gebruikt; daarna het gemiddelde uurloon van S&O-medewerkers. Zelfstandigen hebben recht op een S&O-aftrek van €15.551, met een extra aftrek van €7.781 voor starters.
Ondernemers kunnen het hele jaar door WBSO aanvragen. Bedrijven met personeel moeten hun aanvraag een dag vóór de start van de periode indienen, zelfstandigen kunnen dit tot op de dag zelf. Voor aanvragen voor het lopende jaar geldt een deadline van 30 september. Om drukte aan het eind van het jaar te voorkomen kunnen bedrijven die op 1 januari willen beginnen hun aanvraag uiterlijk op 20 december van het voorgaande jaar indienen.
Aan de hand van onderstaande stappen kunt u WBSO eenvoudig aanvragen. U kunt er ook voor kiezen om Subsidiebureau Nederland in te schakelen als intermediair. Dan verzorgen wij het aanvraagtraject namens uw bedrijf. Dit kan doorgaans op basis van no-cure, no-pay.
Stap 1: Voorbereiding
Voordat u begint met de aanvraag, is het belangrijk om te bepalen of uw project in aanmerking komt voor de WBSO. De WBSO ondersteunt twee soorten projecten:
- Ontwikkelingsprojecten: Dit betreft de ontwikkeling van technisch nieuwe (onderdelen van) fysieke producten, productieprocessen of programmatuur.
- Technisch-wetenschappelijk onderzoek (TWO): Onderzoek dat gericht is op het genereren van nieuwe technische kennis.
Stap 2: Aanvraag indienen
De aanvraag voor WBSO kan worden ingediend via een online aanvraagportaal. U heeft hiervoor eHerkenning niveau 3 nodig. Als u eerder een S&O-verklaring heeft ontvangen, moet u de burgerservicenummers (bsn’s) van uw S&O-medewerkers uit het vorige jaar aanleveren.
Stap 3: Administratie inrichten
Het is verplicht om een S&O-administratie bij te houden waarin de aard, inhoud, voortgang en omvang van uw S&O-werkzaamheden worden gedocumenteerd. U moet ook kiezen tussen het forfaitaire bedrag of het registreren van werkelijke kosten en uitgaven bij uw eerste aanvraag van het kalenderjaar.
Stap 4: Volledigheidscontrole
Na ontvangst van de aanvraag controleren adviseurs van RVO of de aanvraag volledig is ingevuld. Indien de aanvraag niet compleet is, krijgt u éénmaal de gelegenheid om aanvullende gegevens te verstrekken. Een bevestiging volgt zodra de aanvraag compleet is.
Stap 5: Inhoudelijke beoordeling
Adviseurs beoordelen de aanvraag inhoudelijk op basis van de wet- en regelgeving. Dit kan inhouden dat er aanvullende informatie wordt gevraagd via het aanvraagportaal of telefonisch. RVO kan ook openbare bronnen raadplegen om het kennisniveau binnen uw onderneming te verifiëren.
Binnen drie kalendermaanden (acht weken langer bij aanvraag van kosten en uitgaven) neemt een adviseur een besluit over uw aanvraag. Als uw aanvraag (gedeeltelijk) positief wordt beoordeeld, ontvangt u een S&O-verklaring. Hierin staat het bedrag aan maximale S&O-afdrachtvermindering dat u mag verrekenen.
Stap 6: Financieel voordeel verrekenen
De toegekende S&O-afdrachtvermindering verrekent u in uw aangifte loonheffingen. Zelfstandigen die 500 uren of meer realiseren, kunnen de S&O-aftrek opnemen in hun aangifte inkomstenbelasting.
Stap 7: Realisatie mededelen
Uiterlijk op 31 maart 2026 moet u een mededeling doen over de gerealiseerde S&O-uren en de eventueel werkelijk gemaakte kosten en uitgaven. Zelfstandigen melden alleen als zij minder dan 500 S&O-uren hebben gerealiseerd.
Stap 8: Controle
RVO kan een controlebezoek brengen om de S&O-werkzaamheden, -uren en eventuele kosten en uitgaven te toetsen aan de hand van uw administratie. Deze controle kan fysiek of digitaal plaatsvinden. Bij gebreken ontvangt u een correctie-S&O-verklaring en mogelijk een boete.
* Schakelt u Subsidiebureau Nederland in voor uw WBSO-traject, dan ontvangt u ondersteuning van begin tot eind (stappen 1 t/m 8).
Meer weten?
Neem contact met ons op voor meer informatie of ondersteuning bij het opstellen en indienen van de WBSO-aanvraag. Subsidiebureau Nederland kan de WBSO subsidie meestal op basis van no-cure, no-pay verzorgen.
