Uitgebreid stappenplan voor de Innovatiebox

In dit artikel lees je het uitgebreide stappenplan voor de Innovatiebox, waarmee je goed voorbereid een aanvraag kunt doen. Wil je als ondernemer de Innovatiebox aanvragen? Dan is dit dé gids die je nodig hebt.

Wat is de Innovatiebox?

De Innovatiebox is een fiscale regeling van de Belastingdienst die innovatieve bedrijven stimuleert om winst uit innovatieve activiteiten extra voordelig te belasten. Door gebruik te maken van deze regeling, betaal je over deze winst slechts 9% vennootschapsbelasting in plaats van het reguliere tarief van 25,8% (2025). Deze regeling is vooral interessant voor bedrijven die al gebruikmaken van de WBSO-regeling.

Waarom dit stappenplan?

Veel ondernemers lopen onnodig voordeel mis omdat zij niet precies weten hoe zij de Innovatiebox kunnen toepassen. Zeker voor innovatieve MKB-bedrijven is het voordeel aanzienlijk. Bovendien is de link met de WBSO-regeling cruciaal voor een succesvolle aanvraag. Dit stappenplan helpt je om niets over het hoofd te zien.

De Innovatiebox in 8 stappen

Stap 1: Check of je in aanmerking komt voor de Innovatiebox

Voordat je de Innovatiebox kunt aanvragen, is het belangrijk om te toetsen of je voldoet aan de basisvoorwaarden:

Je onderneming is onderworpen aan vennootschapsbelasting;
Je hebt een geldige en actuele WBSO-beschikking (speur- en ontwikkelingswerk);
Je behaalt winst uit innovatieve activiteiten (denk aan een product, dienst, softwaretoepassing of productieproces);
Je kunt die winst toerekenen aan de innovatie waarvoor je WBSO hebt ontvangen.

Voor grote ondernemingen gelden aanvullende voorwaarden, zoals het bezit van een octrooi of ander formeel intellectueel eigendomsrecht. MKB-bedrijven hebben genoeg aan een WBSO-beschikking.

Stap 2: Verzamel alle relevante documentatie

Een goede voorbereiding begint bij een gestructureerde administratie. De Belastingdienst verwacht dat je kunt aantonen:

Welke projecten onder de WBSO vallen;
Hoeveel uren en kosten er zijn besteed aan deze R&D-projecten;
Welke producten of diensten hieruit zijn voortgekomen;
Welke omzet en winst je met deze innovaties hebt behaald.

Je moet kunnen laten zien welk deel van je totale winst is toe te rekenen aan de innovatieve activiteiten. Zorg dus dat je:

Projectadministraties op orde hebt;
Jaarrekeningen bij de hand hebt;
En weet hoe de opbrengsten zijn opgebouwd.

Stap 3: Kies je methode – ruling of standaardregeling

Er zijn twee manieren om de Innovatiebox toe te passen:

1. Met voorafgaande afspraak (ruling)

In overleg met de Belastingdienst maak je afspraken over welk deel van de winst je mag onderbrengen in de Innovatiebox. Dit is vooral aan te raden als je:

Grote winsten behaalt uit innovatie;
Meerdere innovatieve producten op de markt hebt;
Transparantie wil richting de fiscus.

Een ruling biedt zekerheid, maar vraagt wel om meer voorbereiding en documentatie.

2. Zonder ruling (standaardforfait)

Je kiest ervoor om zonder overleg 25% van je winst onder te brengen in de Innovatiebox, met een maximum van € 25 miljoen per jaar. Dit is eenvoudiger, maar alleen mogelijk als je:

Een WBSO-beschikking hebt;
Een relatief eenvoudige bedrijfsstructuur hebt;
Geen complexe IP-structuren of winsttoerekeningen hoeft te maken.

Stap 4: Start het vooroverleg met de Belastingdienst (optioneel, maar aanbevolen)

Wil je gebruik maken van de ruling-methode? Dan begin je met een vooroverleg bij jouw belastinginspecteur. Tijdens dit overleg bespreek je:

De aard van de innovatie;
Hoe je winst wordt behaald uit deze innovatie;
Hoe je dit kunt onderbouwen met cijfers;
Op basis waarvan je winst toerekent aan innovatie.

De Belastingdienst kan aanvullende vragen stellen en vraagt doorgaans om:

WBSO-beschikkingen;
R&D-urenadministratie;
Winstanalyses;
IP-rechten (indien van toepassing).

Het vooroverleg leidt uiteindelijk tot een vaststellingsovereenkomst (ruling) waarin de afspraken zwart-op-wit staan.

Stap 5: Winst toerekenen aan innovatie

Een cruciale stap is het bepalen welk deel van je winst voortkomt uit innovatie. De Belastingdienst accepteert verschillende methodes, waaronder:

Cost Plus-methode: je berekent het rendement op basis van je R&D-kosten plus een opslag.
Transactional Net Margin Method (TNMM): je vergelijkt jouw innovatiewinst met branchegemiddelden.
Productbenadering: je kijkt naar de winst van specifieke innovatieve producten of diensten.

Let op: je moet dit onderbouwen met cijfers. Het is belangrijk om een realistische, verdedigbare berekening te maken.

Stap 6: Leg alles vast in je administratie

Zorg dat je administratie zo is ingericht dat je:

Innovatieprojecten apart kunt volgen;
Winst per product of dienst kunt specificeren;
De WBSO-uren en kosten kunt koppelen aan je winsttoerekening.

Je administratie moet bestand zijn tegen een fiscale controle. De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug vragen stellen.

Stap 7: Pas de Innovatiebox toe in de VPB-aangifte

Zodra je de ruling hebt of gebruikmaakt van de forfaitaire regeling, pas je de Innovatiebox toe in je vennootschapsbelastingaangifte. In de VPB-aangifte geef je aan welk deel van je winst onder de Innovatiebox valt. Over dat deel betaal je slechts 9% belasting.
Let op:

Je moet de toepassing elk jaar opnieuw beoordelen;
Eventuele wijzigingen in je WBSO, producten of winstverdeling kunnen gevolgen hebben voor de regeling.

Stap 8: Monitor en evalueer jaarlijks

De Innovatiebox is geen eenmalige regeling, maar een structurele fiscale faciliteit. Zorg dus voor:

Jaarlijkse actualisatie van je winsttoerekening;
Bijhouding van nieuwe WBSO-aanvragen;
Aansluiting tussen je administratie, boekhouding en fiscale cijfers.

De link met de WBSO: essentieel voor de Innovatiebox

De WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) is hét toegangsticket tot de Innovatiebox voor het mkb. Zonder WBSO geen toegang. Daarom is het belangrijk dat je:

Tijdig en correct WBSO aanvraagt;
Projecten goed documenteert;
De koppeling tussen je WBSO en je innovatieve producten kunt aantonen.

WBSO en Innovatiebox versterken elkaar. De WBSO verlaagt je loonkosten voor R&D, terwijl de Innovatiebox je winstbelasting drukt. Samen vormen ze een krachtig stimuleringspakket.

Innovatiebox aanvragen? Laat je begeleiden door specialisten

Een Innovatiebox aanvraag is complex en vraagt om fiscale, financiële én technische kennis. Subsidiebureau Nederland helpt innovatieve bedrijven dagelijks bij:

Het aanvragen van de WBSO;
De voorbereiding van een Innovatiebox-aanvraag;
Het voeren van overleg met de Belastingdienst;
En het fiscaal optimaal benutten van de regeling.

Wil je weten wat jouw voordeel kan zijn of wil je hulp bij het aanvragen van de Innovatiebox? Neem dan gerust contact met ons op.

Subsidiebureau Nederland